كيفية تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة ؟

إذا كنت أحد المهتمين بالتعرف على كيفية تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة فنحن نكتب هذا المقال للإجابة على هذا السؤال، ماهو الرد التلقائي على المكالمات الواردة؟ كيفية تفعيله؟ ما هي أهميته؟ كل هذا نعرفه سويا من خلال هذا المقال.

ما هو الرد التلقائي على المكالمات الواردة؟

قبل الحديث عن تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة دعونا في البداية نتعرف على المفهوم نفسه، يتمثل الرد التلقائي للمكالمات الواردة في نظام الرد الآلي IVR وهو واحدا من أهم التقنيات الآلية التي تعتمد عليها المؤسسات للتواصل مع العملاء من خلال الرد على العملاء برسائل صوتية مسجلة مسبقا منها ما هو تفاعلي ومنها ما هو غير تفاعلي.

يشمل الرد التلقائي الرد على النصوص والمكالمات ويحتوي  هذا الرد على العديد من مهام التخصيص منها:

  • الرد المتعدد.
  •  التبديل التلقائي بين ملفات الرد التلقائي وتنشيطها. 
  • إتاحة إمكانية الرد على بعض جهات الإتصال فقط.
  •  تخصيص عمله في أوقات الراحة .

يمكنك تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة من الرد على عدد كبير من المكالمات في نفس الوقت وهذا يساهم بدوره في تحسين مستوى خدمة العملاء وتوفير الوقت والجهد والمال، أما عن كيفية تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة فهذا ما سنعرفه في فقرتنا التالية.

كيفية تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة:

  • يمكن تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة عبر تطبيق  بواجهة مستخدم بسيطة يسهل ضبط إعداداتها لتحديد مجموعة من العملاء ويمكن تفعيل ذلك من خلال العديد من قوائم الاتصال بالعملاء 
  • كما يمكنك التحكم وضبط الإعدادات طوال الوقت عبر لوحة تحكم بصرية سهلة السحب والإفلات ما عليك سوى سحب وإفلات التطبيقات الصغيرة وبناء الرسائل المسجلة للرد التلقائي على المكالمات الواردة.
  • يمكنك الاعتماد على الرد متعدد المستويات بحيث يستمع العميل إلى رسالة ثم يتفاعل معها لينتقل إلى أمر آخر ومنه إلى آخر وهكذا حتى 9 مستويات.
  • يمكنك الاعتماد على الرد أحادي المستوى ليتلقى العميل الرد على مكالمته عبر رسالة واحدة مسجلة يمكن تخصيصها لعمل معين ويمكن تخصيصها لعدد أكبر من العملاء.

أما عن عمل الرد الآلي عن المكالمات فالأمر غاية في البساطة:

  • يتواصل العميل مع المؤسسة عبر رقمها.
  • يستمع العميل إلى رسالة ترحيبية تليها عدة خيارات.
  • يختار العميل ما يريد من الخيارات وإن لم يتمكن يتم توجبه المكالمة أو تحويلها للموظف المتخصص.

ربما تتساءل بعد التعرف على كيفية تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة ننتقل إلى التعرف على أهمية تلك الخاصية وما الذي يدفع الشركات إلى الاعتماد عليها.

أهمية الرد التلقائي على المكالمات:

إن مزايا تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة هي التي تدفع أصحاب الشركات إلى الاشتراك في تلك الخدمة ومن أبرز تلك المزايا:

  • توفير الوقت:

من خلال رسائل مسجلة بسيطة سيجد العميل ما يريد دون الحاجة إلى البقاء على قائمة الانتظار، أو حتى أن يكون الخط مشغول، على الجانب الآخر تستقبل الشركة مئات المكالمات على نفس الرقم في نفس الوقت.

  • تقليل التكاليف:

لن تحتاج المؤسسة إلى موظف الصيانة أو متخصص ليقوم ب تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة كل ما يحتاجه العميل يمكن تقديمه إليه عبر رسالة مسجلة، مقابل اشتراك بسيط.

  • تحديد اهتمامات العملاء:

من خلال تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة يمكنك التعرف على اهتمامات العملاء وتحديد أولوياتهم، وبالتالي تحسين مستوى الخدمة بالشركة. 

لماذا يُعد تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة مهم؟

لقد بات تفعيل الرد التلقائي على المكالمات الواردة من الخدمات الهامة في أي شركة للأسباب التالية:

  • دعم العمل عن بعد
  • القدرة على توجيه المكالمات بسهولة للموظف المختص.
  • تقديم رسالة واضحة ومحددة للعميل يُضفي على الشركة مزيد من الاحترافية وبالتالي كسب ثقة العملاء.
  • سهولة الاستخدام للرد الآلي بالنسبة للعميل أو الموظف على حد سواء.
  • القدرة على التوسع وإضافة قوائم جديدة بسهولة.
  • تقديم التقارير والتحليلات للمكالمات الواردة كل يوم.
  • توجيه المكالمات المعتمد على الوقت المحدد مسبقا.
  • توجيه رسالة مسجلة للعميلبغرض تسويقي أو ترحيبي أوحتى تهنئة.

يجب أن تضع في اعتبارك أن تعيين موظف للرد على المكالمات الواردة مهما كان سيكون محدود فلو افترضنا أن الموظف قادر على تلقي 3000 مكالمة شهريا، الرد التلقائي على المكالمات IVR  قادر على تلقي أضعاف هذا الرقم، وبالتالي فهو يساهم في زيادة قدرتك على التواصل مع العملاء وفي نفس الوقت بمقابل اقتصادي مقارنة بأجر الموظف.

وختاما يُسعدنا نحنفريق عمل اينوكولز تقديم كافة خدمات السنترال السحابي إليكم، كما يمكنكم الاستمتاع بخدمة الرد التلقائي للمكالمات الواردة بأفضل جودة وأفضل سعر، كل ما عليكم فعله هو التواصل معنا من هنا.

ما هو الرد التلقائي على المكالمات الواردة؟

يتمثل الرد التلقائي للمكالمات الواردة في نظام الرد الآلي IVR وهو واحدا من أهم التقنيات الآلية التي تعتمد عليها المؤسسات للتواصل مع العملاء من خلال الرد على العملاء برسائل صوتية مسجلة مسبقا منها ما هو تفاعلي ومنها ما هو غير تفاعلي. يشمل الرد التلقائي الرد على النصوص والمكالمات ويحتوي هذا الرد على العديد من مهام التخصيص منها: الرد المتعدد. التبديل التلقائي بين ملفات الرد التلقائي وتنشيطها. إتاحة إمكانية الرد على بعض جهات الإتصال فقط. تخصيص عمله في أوقات الراحة .

كيفية تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة ؟

يمكن تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة عبر تطبيق بواجهة مستخدم بسيطة يسهل ضبط إعداداتها لتحديد مجموعة من العملاء ويمكن تفعيل ذلك من خلال العديد من قوائم الاتصال بالعملاء كما يمكنك التحكم وضبط الإعدادات طوال الوقت عبر لوحة تحكم بصرية سهلة السحب والإفلات ما عليك سوى سحب وإفلات التطبيقات الصغيرة وبناء الرسائل المسجلة للرد التلقائي على المكالمات الواردة. يمكنك الاعتماد على الرد متعدد المستويات بحيث يستمع العميل إلى رسالة ثم يتفاعل معها لينتقل إلى أمر آخر ومنه إلى آخر وهكذا حتى 9 مستويات. يمكنك الاعتماد على الرد أحادي المستوى ليتلقى العميل الرد على مكالمته عبر رسالة واحدة مسجلة يمكن تخصيصها لعمل معين ويمكن تخصيصها لعدد أكبر من العملاء.

أهمية الرد التلقائي على المكالمات ؟

إن مزايا تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة هي التي تدفع أصحاب الشركات إلى الاشتراك في تلك الخدمة ومن أبرز تلك المزايا: توفير الوقت: من خلال رسائل مسجلة بسيطة سيجد العميل ما يريد دون الحاجة إلى البقاء على قائمة الانتظار، أو حتى أن يكون الخط مشغول، على الجانب الآخر تستقبل الشركة مئات المكالمات على نفس الرقم في نفس الوقت. تقليل التكاليف: لن تحتاج المؤسسة إلى موظف الصيانة أو متخصص ليقوم ب تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة كل ما يحتاجه العميل يمكن تقديمه إليه عبر رسالة مسجلة، مقابل اشتراك بسيط. تحديد اهتمامات العملاء: من خلال تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة يمكنك التعرف على اهتمامات العملاء وتحديد أولوياتهم، وبالتالي تحسين مستوى الخدمة بالشركة.

لماذا يُعد تفعيل الرد التلقائي للمكالمات الواردة مهم؟

دعم العمل عن بعد القدرة على توجيه المكالمات بسهولة للموظف المختص. تقديم رسالة واضحة ومحددة للعميل يُضفي على الشركة مزيد من الاحترافية وبالتالي كسب ثقة العملاء. سهولة الاستخدام للرد الآلي بالنسبة للعميل أو الموظف على حد سواء. القدرة على التوسع وإضافة قوائم جديدة بسهولة. تقديم التقارير والتحليلات للمكالمات الواردة كل يوم. توجيه المكالمات المعتمد على الوقت المحدد مسبقا. توجيه رسالة مسجلة للعميلبغرض تسويقي أو ترحيبي أو حتى تهنئة.

Previous Post

نظام الرد الآلي IVR من اينوكولز

Next Post

تتبع الشحنات بالخريطة

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *