نظام الرد الآلي IVR من اينوكولز

إذا كنت أحد المهتمين بتطوير منظومة الاتصالات في المؤسسات والشركات لابد وأنك سمعت من قبل عن نظام الرد الآلي IVR الذي بات واحدا من أهم الآليات للتواصل بين المؤسسة وعملائها، تعرف على نظام الرد الآلي IVR بالتفصيل، وأنواعه المختلفة وكيفية تفعيله وخيارات استخدامه المتنوعة من خلال هذا المقال.

ما هو نظام الرد الآلي IVR ؟

نهدف من خلال مقالنا ذكر كل جوانب نظام الرد الآلي IVR وسنبدأ بتعريف هذا النظام، إن نظام الرد الآلي التفاعلي هو تقنية آلية تهدف إلى التواصل مع العملاء من خلال رسائل صوتية تفاعلية تم تسجيلها مسبقا على أن تكون تلك الرسائل ترحيبية أو تمثل خيارات الأقسام والخدمات المتاحة بالمؤسسة.

ويساهم هذا النظام في تقديم العديد من المزايا للمؤسسة من خلال خيارات عديدة تهدف في النهاية إلى تقديم خدمة أفضل للعميل دون تحمل أي نفقات عالية إلى جانب توفير التكاليف من خلال تقليل العمالة.

تفعيل نظام الرد الآلي:

إن أكثر ما يميز نظام الرد الآلي IVR هو بساطة إعدادات الخدمة من خلال واجهة مستخدم بسيطة خاصة بالتطبيق يمكن لأي شخص التعامل معها وضبط إعدادتها دون الحاجة الى متخصص بالمجال التقني أو حتى موظف معين لتلك المهمة، و سنتعرف على كيفية عمل الخدمة لاحقا ولكن قبل ذلك سنتعرف على أنواع الرد الآلي.

أنواع الرد الآلي IVR:

لعلك تسعى إلى الاشتراك في نظام الرد الآلي IVR من اينوكولز لتقديم خدمة أفضل للعميل بتكلفة اقتصادية جدا، بالفعل أنت ستتمكن من ذلك بمجرد اشتراكك وأضف إلى ذلك أنك ستتمكن من امتلاك نظام مزود بنوعين من أنواع الرد الآلي وهما:

• IVR متعدد المستويات:

يمكنك الاعتماد على  IVR متعدد المستويات باعتباره IVR داخل IVR نفسه،  يمكنك استخدام طبقات متعددة من الرد الصوتي التفاعلي في تدفق مكالماتك لتبسيط سير العمل.

• IVR أحادي المستوى:

هذا هو أبسط شكل من أشكال الرد الصوتي التفاعلي و في هذا النوع، يمكنك فقط إضافة طبقة واحدة من الرد الصوتي التفاعلي، من خلال المستوى الفردي في نظام الرد الآلي IVR ستتمكن من استخدام مستوى واحد حيث يكفي إدخال واحد لتوصيل وكيل أو تشغيل رسالة.

يمكن من خلال هذين النوعين من أنواع الرد الآلي التفاعلي الاستفادة بالعديد من الخيارات لاستخدام النظام والتي سنوضحها تفصيلا فيما يلي.

خيارات استخدام نظام الرد الآلي:

يتيح نظام الرد الآلي IVR العديد من آليات وخيارات الاستخدام التي تتمثل فيمايلي:

• سأكون متاحا بعد قليل:

يمكنك تسجيل رسالة صوتية للاستخدام خارج أوقات العميل  تُخبر العميل أن هذا الوقت هو وقت الراحة ويمكنه معاودة الاتصال في موعد محدد، وبهذا تُوفر وقت العميل وتُشعره بالتعامل الاحترافي والحرص عليه.

• التعرف على آراء العملاء:

يمكنك من خلال نظام الرد الآلي IVR التعرف على تعليقات العملاء على الخدمات المقدمة أو حتى خدمة العملاء نفسها ومن ثم الاستماع إلى تلك التعليقات ومحاولة حل المشكلات أو تعزيز نقاط القوة.

اقرأ أيضا : نظام تتبع الطلبات الدولية

• تخصيص رد معين:

قد تكون بحاجة إلى أن تُولي عميل معين بعض الاهتمام، يمكنك من خلال هذا النظام أن تقوم بتخصيص رسالة معية لمجموعة من العملاء أو حتى لعميل واحد توليه إهتمام معين يخص طلبه أو غرضه من التواصل مع المؤسسة.

• تحسين كفاءة العمل بالمؤسسة:

مع نظام الرد الآلي أنت تقوم بتوفير الموظفين أو تقليل الاعتماد عليهم حتى يتمكنون من التركيز بشكل أكثر فاعلية في أمور أخرى غير الرد على العملاء، يساهم هذا في مساعدة الموظفين على مزيد من التركيز في تنفيذ المهام الأصعب.

• تأكيد الطلب آليا:

من خلال مكالمة بسيطة برسالة مسجلة يقوم العميل بتأكيد أو إلغاء الطلب أو حتى تأكيد وسيلة الدفع أو حتى الدفع آليا مما يساهم في توفير الوقت والجهد والموارد البرة وتقليل النفقات وتجنب الخسائر الناتجة عن عدم قدرة العميل على استلام الطلب.

• Smart IVR:

تضمن ميزة Smart IVR لعملائك التحدث إلى الشخص المناسب الذي يمكنه مساعدتهم فيما يبحثون عنه، وهذا ما يجعل من الأسهل على عملائك الاتصال بالشخص المناسب أو تحويل المكالمة له مما يعني خدمة عملاء أفضل.

تُرى كيف يعمل هذا النظام الذي يُتيح كل تلك الخيارات؟، هل هو نظام مُعقد بحاجة للعديد من الخطوات؟ أم أن الأمر بسيط غير معقد؟ هذا ما سنعرفه في فقرتنا التالية.

كيف يعمل نظام الرد الآلي IVR؟

إن أكثر ما يميز نظام الرد الآلي IVR هو كونه بسيط لكل من العميل والمُستخدم على حد سواء، أنت كمؤسسة كل ما عليك فعله للاستمتاع بهذا النظام هو التواصل معنا في اينوكولز بصفتنا أحد مزودي تلك الخدمة، وبمجرد الاشتراك بالخدمة ستتمكن من خلال تطبيق بسيط بواجهة مستخدم غير معقدة بالمرة ضبط الإعدادات وتحديد كيفية عمل النظام الخاص بمؤسستك.

على الجانب الآخر الأمر بسيط أيضا بالنسبة للعميل بمجرد التواصل مع المؤسسة يستمع إلى رسائل صوتية مسجلة مسبقا يتلى من خلالها مجموعة من الخيارات التي تساعده في الحصول على ما يريد، الأمر يتلخص في 3 خطوات بسيطة هي:

1. يطلب العميل رقم هاتف العمل.
2. يستمع إلى تحيه تليها خيارات مختلفة: يُطلب من العملاء إدخال أرقام معينة (مدخلات DTMF) عبر لوحة الاتصال الخاصة بهم للحصول على النتائج.
3. وصول العميل إلى طلبه والرد على استفساره برسالة مسجلة أو تحويله إلى الموظف المختص للمساعدة في حل مشكلته.

وختاما، مادمت أحد الشركات التي تسعى لتقديم أفضل خدمة عملاء من خلال تواصل سلس وسريع مع العميل فلا غنى عن الاشتراك في نظام الرد الآلي IVR من اينوكولز، نحن بانتظار تواصلك معنا لتقديم أفضل الخدمات بأقل الأسعار.

• البريد الالكتروني: [email protected]
• الجوال: KSA: +966920033150
• الموقع الالكتروني: https://innocalls.com
• https://innocalls.com/getdemo/

ما هو نظام الرد الآلي IVR ؟

إن نظام الرد الآلي التفاعلي هو تقنية آلية تهدف إلى التواصل مع العملاء من خلال رسائل صوتية تفاعلية تم تسجيلها مسبقا على أن تكون تلك الرسائل ترحيبية أو تمثل خيارات الأقسام والخدمات المتاحة بالمؤسسة. ويساهم هذا النظام في تقديم العديد من المزايا للمؤسسة من خلال خيارات عديدة تهدف في النهاية إلى تقديم خدمة أفضل للعميل دون تحمل أي نفقات عالية إلى جانب توفير التكاليف من خلال تقليل العمالة.

أنواع الرد الآلي IVR ؟

لعلك تسعى إلى الاشتراك في نظام الرد الآلي IVR من اينوكولز لتقديم خدمة أفضل للعميل بتكلفة اقتصادية جدا، بالفعل أنت ستتمكن من ذلك بمجرد اشتراكك وأضف إلى ذلك أنك ستتمكن من امتلاك نظام مزود بنوعين من أنواع الرد الآلي وهما: IVR متعدد المستويات: يمكنك الاعتماد على IVR متعدد المستويات باعتباره IVR داخل IVR نفسه، يمكنك استخدام طبقات متعددة من الرد الصوتي التفاعلي في تدفق مكالماتك لتبسيط سير العمل. IVR أحادي المستوى: هذا هو أبسط شكل من أشكال الرد الصوتي التفاعلي و في هذا النوع، يمكنك فقط إضافة طبقة واحدة من الرد الصوتي التفاعلي، من خلال المستوى الفردي في نظام الرد الآلي IVR ستتمكن من استخدام مستوى واحد حيث يكفي إدخال واحد لتوصيل وكيل أو تشغيل رسالة. يمكن من خلال هذين النوعين من أنواع الرد الآلي التفاعلي الاستفادة بالعديد من الخيارات لاستخدام النظام والتي سنوضحها تفصيلا فيما يلي.

خيارات استخدام نظام الرد الآلي ؟

يتيح نظام الرد الآلي IVR العديد من آليات وخيارات الاستخدام التي تتمثل فيمايلي: سأكون متاحا بعد قليل: يمكنك تسجيل رسالة صوتية للاستخدام خارج أوقات العميل تُخبر العميل أن هذا الوقت هو وقت الراحة ويمكنه معاودة الاتصال في موعد محدد، وبهذا تُوفر وقت العميل وتُشعره بالتعامل الاحترافي والحرص عليه. التعرف على آراء العملاء: يمكنك من خلال نظام الرد الآلي IVR التعرف على تعليقات العملاء على الخدمات المقدمة أو حتى خدمة العملاء نفسها ومن ثم الاستماع إلى تلك التعليقات ومحاولة حل المشكلات أو تعزيز نقاط القوة. تخصيص رد معين: قد تكون بحاجة إلى أن تُولي عميل معين بعض الاهتمام، يمكنك من خلال هذا النظام أن تقوم بتخصيص رسالة معية لمجموعة من العملاء أو حتى لعميل واحد توليه إهتمام معين يخص طلبه أو غرضه من التواصل مع المؤسسة. تحسين كفاءة العمل بالمؤسسة: مع نظام الرد الآلي أنت تقوم بتوفير الموظفين أو تقليل الاعتماد عليهم حتى يتمكنون من التركيز بشكل أكثر فاعلية في أمور أخرى غير الرد على العملاء، يساهم هذا في مساعدة الموظفين على مزيد من التركيز في تنفيذ المهام الأصعب. تأكيد الطلب آليا: من خلال مكالمة بسيطة برسالة مسجلة يقوم العميل بتأكيد أو إلغاء الطلب أو حتى تأكيد وسيلة الدفع أو حتى الدفع آليا مما يساهم في توفير الوقت والجهد والموارد البرة وتقليل النفقات وتجنب الخسائر الناتجة عن عدم قدرة العميل على استلام الطلب. Smart IVR: تضمن ميزة Smart IVR لعملائك التحدث إلى الشخص المناسب الذي يمكنه مساعدتهم فيما يبحثون عنه، وهذا ما يجعل من الأسهل على عملائك الاتصال بالشخص المناسب أو تحويل المكالمة له مما يعني خدمة عملاء أفضل.

كيف يعمل نظام الرد الآلي IVR؟

يطلب العميل رقم هاتف العمل. يستمع إلى تحيه تليها خيارات مختلفة: يُطلب من العملاء إدخال أرقام معينة (مدخلات DTMF) عبر لوحة الاتصال الخاصة بهم للحصول على النتائج. وصول العميل إلى طلبه والرد على استفساره برسالة مسجلة أو تحويله إلى الموظف المختص للمساعدة في حل مشكلته.